一、企業(yè)概況

    中國航發(fā)貴陽發(fā)動機設計研究所（以下簡稱該單位）始建于1968年5月9日，是我國航空發(fā)動機主設計單位之一，主要從事中、小推力渦輪噴氣、渦輪風扇發(fā)動機產品研發(fā)工作。該設計所產品主要涉及渦噴、渦扇、渦軸和燃氣輪機，具備完整的軍民用航空發(fā)動機設計能力，秉承“動力強軍、科技報國”的使命，以提升航空發(fā)動機自主研發(fā)能力為根本，不斷拓展和豐富發(fā)動機型號研發(fā)、改進改型、使用發(fā)展等實踐工作，正逐步發(fā)展為我國航空發(fā)動機設計強所。

    二、案例背景

    該單位2019年引入合同信息化管理平臺。近年來單位內部型號研制項目突飛猛進，多個型號獲得國家立項，采購、外協(xié)、試驗、基建等重要領域的合同簽訂越來越多，合同管理難度越來越大，基于目前《合同管理辦法》《采購管理辦法》以及合同信息化平臺，合同管控流程的部分管理弊端逐漸顯現(xiàn)。比如合同簽訂原件在項目結束前長期保存在業(yè)務員手中，容易引發(fā)合同遺失風險；類似航空煤油等每年定點采購項目，每次采購都需開展詢源比價、招投標等重復性工作，采購效率低下；開口合同（非固定合同金額）約定金額隨意，導致合同經費超預算等等。

    為提高管理，解決當前合同管理水平與單位高質量發(fā)展需求不匹配、不平衡問題，提升工作效率，節(jié)省管理成本，加快研制瓶頸突破，督促采購部門、合同管理部門主動作為，以堵塞管理漏洞反哺廉潔風險防控，2023年單位內部立項開展合同管理流程優(yōu)化專項行動，結合AEOS體系推進，運用走訪調研、專題討論、查閱資料、現(xiàn)場檢查、過程監(jiān)控、流程測試、穿針引線等7類管理方式，按照“邊發(fā)現(xiàn)風險隱患邊采取措施、重大問題集中糾偏改正”的工作思路，對合同管理全流程的操作性、適宜性、完整性進行分析研判，對重點環(huán)節(jié)的管理漏洞進行補充完善。通過專項行動，為單位營造良好合同管理和執(zhí)行氛圍，為型號研制持續(xù)健康發(fā)展提供堅實保障。

    三、主要舉措

    （一）成立專項工作組

    成立專項工作組（以下簡稱工作組），對合同管理流程優(yōu)化進行專項行動，主要履行以下職責：
    1.制定項目實施方案；
    2.組織開展合同管理流程優(yōu)化專項監(jiān)督檢查；
    3.下達監(jiān)督檢查建議書；
    4.商討制定問題整改措施；
    5.督促完成問題整改；
    6.協(xié)調解決項目實施過程中的問題；
    7.撰寫項目結項報告；
    8.協(xié)調處理其他事項。

    （二）明確重點工作內容

    1.主要監(jiān)督方向。以合同審批及簽訂、合同履行管理、合同檔案管理、合同糾紛處理等合同管理流程體系重要部分為監(jiān)督對象，重點檢查頂層制度設計及執(zhí)行是否到位、流程運行是否順暢。包括以下幾方面內容：
    （1）規(guī)章制度建設、執(zhí)行情況。主要對規(guī)章制度的全面性、合法合規(guī)性、執(zhí)行性、適宜性開展監(jiān)督檢查。
    （2）合同用印審批及簽訂情況。主要對合同用印材料、合同條款的全面性、準確性、合規(guī)有效性等開展監(jiān)督檢查。
    （3）合同履行情況。主要對合同履約、交付驗收及付款等工作合規(guī)性開展監(jiān)督檢查。
    （4）合同檔案管理。主要對合同過程歸檔開展監(jiān)督檢查。
    （5）合同糾紛處理情況。主要對合同出現(xiàn)爭議事項的處理工作開展監(jiān)督檢查。
    2.主要檢查要點。根據監(jiān)督方向和內容，找準突破點，以點帶線、以線帶面，全面梳理合同管理鏈條，在理順合同管理流程的同時，加強誠信合規(guī)教育，提升契約精神，促進誠信履約。
    （1）合同相關制度建立及其執(zhí)行
    內控環(huán)節(jié)：內部控制制度是否建立；制度是否健全、可操作；是否嚴格執(zhí)行。合同業(yè)務循環(huán)及審批流程：合同業(yè)務循環(huán)流程是否順暢，審批權限是否明確。
    （2）合同簽訂
    合同用印是否規(guī)范；合同條款審查是否到位；是否開展風險評估；是否明確雙方的違約責任，提高合同的約束力和嚴肅性；是否對供應商主體資格、信用狀況等進行關聯(lián)評估和審查；合同的簽署是否經過適當授權并履行必要的審批程序；到期合同是否履行相關程序重新簽訂協(xié)議。
    （3）合同管理
    是否建立合同臺賬，對合同執(zhí)行情況進行跟蹤；項目合同歸檔是否及時、準確；合同爭議是否及時處理；合同簽訂金額執(zhí)行是否到位；合同變更流程是否切實可行。
    （4）廉潔風險防控、教育監(jiān)督
    是否對發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為進行內部提醒約談；是否對采購人員進行日常廉政管理；是否存在不相容崗位未分離問題；是否存在關鍵環(huán)節(jié)、關鍵崗位不受制約、脫離監(jiān)督等等。

    （三）創(chuàng)新工作方式方法

    在專項行動中，工作組主要采取走訪調研、專題討論、查閱資料、現(xiàn)場檢查、過程監(jiān)控、流程測試、穿針引線等7類方式推動工作開展。
    1.走訪調研。工作組走訪科研部采購管理室，對當前采購管理突出的問題和難點進行調研；走訪財務部對合同支付流程運行情況進行調研；走訪科研保障中心，對服務類采購合同的簽訂及執(zhí)行情況進行調研；走訪浪潮合同管理平臺開發(fā)商，對系統(tǒng)運行穩(wěn)定性進行調研，通過調研掌握基本情況。
    2.專題討論。組織合同管理部門、采購部門、信息化管理部門、浪潮平臺開發(fā)商，針對合同管理優(yōu)化環(huán)節(jié)進行討論，形成優(yōu)化方案，組織實施。
    3.查閱資料。赴檔案館查閱合同歸檔情況；赴科研部查閱項目檔案保存情況；在合同管理平臺查閱電子檔案上傳情況。
    4.現(xiàn)場檢查。協(xié)同合同管理部門，開展合同管理專項檢查，通報檢查問題，督促整改實施。
    5.過程監(jiān)控。針對信息化手段，對合同歸檔情況、長期合同實際金額執(zhí)行情況進行監(jiān)控，防止風險。
    6.流程測試。針對新開發(fā)的流程，進行測試運用。
    7.穿針引線。依托于合同管理信息化模塊，通過穿針引線法，把采購管理、供應商選取、合同簽訂、合同支付等多個信息化模塊貫穿協(xié)同監(jiān)督，分析研判流程模塊相互之間銜接是否高效順暢，發(fā)現(xiàn)堵點、漏點。

    （四）強化誠信履約能力提升     
     合同作為交易雙方契約憑證，對雙方的權利、義務進行約定。優(yōu)化合同管理流程既是在加強內部管控節(jié)點的同時，促使業(yè)務人員守規(guī)遵紀，亦是督促合同文本有效執(zhí)行，確保合同條款順利實現(xiàn)，通過外在因素強制性保障合同條款實施，提升合同雙方履職能力，降低風險。工作組針對內部管理主要開展以下工作。
    1.流程宣貫。針對新修訂的規(guī)章制度，工作組及時開展宣傳宣貫，尤其對合同變更請印流程的變化、開口合同總金額約定、知識產權條款完善等重點內容進行解讀，提高合同經辦人員的業(yè)務履職能力，促進內部管理持續(xù)規(guī)范。
    2.賬務清理。圍繞中小企業(yè)的采購業(yè)務，組織開展中小企業(yè)未結款項清理，針對歷史遺留壞賬、長期無人問津尾款、掛賬異常等情況進行梳理，督促財務部門、采購部門協(xié)同聯(lián)動，共同解決未支付款項的履約事項，主動履約，提高單位信譽。
    3.外部管控。加強外委廠家、外部試驗單位履約管控，針對履約不及時、履約不誠信等行為，發(fā)布履約提示函，或根據實際任務調整，簽訂補充協(xié)議，確保雙方權利義務持續(xù)得到保障，督促合同執(zhí)行閉環(huán)。

    四、實施效果

    通過合同管理流程優(yōu)化專項行動，收到了經濟效益、管理效益、社會效益和誠信效益等四個方面成效。

    （一）經濟效益

    工作組通過對開口合同簽訂總金額進行管控，改變以往開口合同實際執(zhí)行金額隨意變更模式，倒逼采購預算精準性和可執(zhí)行性，提高單項采購的預算執(zhí)行效率，按照合同總金額控制原則，僅在運輸類長期合同執(zhí)行中，預計降低合同執(zhí)行金額21.7萬元。同時，通過開發(fā)訂貨單管理模式，實時管控訂貨需求，降低航空煤油實際采購量635.47萬元，有效提高全所資金使用效率，也降低航空煤油庫存使用。

    （二）管理效益

    一是促進合規(guī)管理。本項目完善了《合同管理辦法》《采購合同管理細則》《采購管理規(guī)定》《招標管理辦法》《科研合同管理細則》等5個制度，優(yōu)化了4個合同流程控制點，新開發(fā)1個訂貨單管理流程，促進傳統(tǒng)的采購模式發(fā)生部分根本性轉變，大大提高了管理效率。二是縮短了合同辦理周期，通過對合同簽訂進行管控，平均合同簽訂周期從80天降低到40天左右，提高了合同審簽效率。三是開發(fā)合同預歸檔流程，督促業(yè)務員及時歸檔，通過信息化手段實現(xiàn)合同歸檔管控，截至項目結束，合同歸檔完成率達91%。

    （三）社會效益

    一是提高了客戶滿意度。合同簽訂效率的提升，加大客戶對單位的信心，產品交付周期也相應得到提升，客戶滿意度得到提高。二是提高合作供應商的滿意度，訂貨單流程的開發(fā)，降低了供應商提供資料的繁瑣流程，一次談判，全年有效，提高供應商滿意度。三是提高職工滿意度。通過對合同歸檔流程優(yōu)化，職工在合同印章請印結束后，可立即開始合同歸檔，省去保存合同的工作和合同遺失的風險，提高職工滿意度。

    （四）誠信效益

    工作組在項目實施過程中，有效結合審計、巡視發(fā)現(xiàn)的問題，開展研究討論，主動開展履約清理，聯(lián)系清理歷史遺留業(yè)務10余項，針對外部部分超節(jié)點履約單位，督促業(yè)務部門及時函聯(lián)對方單位，開展業(yè)務執(zhí)行大起底，確保單位內部科研型號任務完成按照既定節(jié)點穩(wěn)步推進，提升單位在行業(yè)內和市場上的信譽力。

    五、經驗啟示

    （一）強化組織領導，注重頂層策劃
多種渠道調研合同管理現(xiàn)狀，單位黨委領導班子高度重視合同流程優(yōu)化工作，給予合同管理流程優(yōu)化提出具體指導意見。

    為進一步落實黨委委員對分管領域提出的具體問題，工作組從“監(jiān)督的再監(jiān)督”角度，跳出流程看流程，充分吸收采購部門、財務部門領導進入工作組，站在全局推動合同管理流程優(yōu)化工作。通過項目的具體參與，也進一步壓緊壓實職能部門的監(jiān)管職責，督促職能部門監(jiān)督視角的養(yǎng)成，促使業(yè)務監(jiān)管嵌入流程，建立健全各類監(jiān)督貫通融合，逐步培養(yǎng)主動監(jiān)督、靠前監(jiān)督、精準監(jiān)督的內部監(jiān)督控制機制。

    （二）強化系統(tǒng)施治，推動問題解決

    工作組秉承“全流程、全周期”理念，在合同管理流程優(yōu)化過程中，以全局的視野考慮單個合同控制環(huán)節(jié)的改進，組織相關方開展流程優(yōu)化討論，從風險防控、高效合規(guī)的角度提出改進建議，對項目實施過程的針對性、系統(tǒng)性進行控制，推動項目積極健康發(fā)展，促進重要監(jiān)督點得到徹底有效識別，指導項目參與人員及時依據單位實際情況，優(yōu)化管理方案。比如，在開口合同總金額控制環(huán)節(jié)，財務部門只關注到整體合同支付不能超過預估金額，需要停止原有的合同金額變更簡易流程，加強風險把控。但未注意到部分開口合同，是以實際發(fā)生金額結算的具體情況，經同采購部門溝通協(xié)調，在合同支付平臺所關聯(lián)的合同管理平臺中，保留合同執(zhí)行金額內部變更申請，同時限定合同總金額，達到滿足雙方需求的目的。針對上述問題，工作組組織采購部門、合同管理部門分別完善對《采購管理規(guī)定》《合同管理辦法》有關開口合同預估金額和改進開口合同審批流程的修訂，促進流程優(yōu)化。

    （三）強化制度建設，形成長效機制

    工作組積極促進合同管理相關業(yè)務配套制度的完善，加大監(jiān)管力度，堵塞管理漏洞，防范重大風險，扎緊扎牢制度籠子。通過合同管理平臺的優(yōu)化，促進《合同管理辦法》《采購合同管理細則》《采購管理規(guī)定》《招標管理辦法》《科研合同管理細則》等5個制度的更新，對其中涉及的合同金額預估、合同預歸檔、不相容職務管理、科研合同招標金額界定、開口合同審簽流程、訂貨單管理模式等9個方面內容進行優(yōu)化，完善了業(yè)務流程，細化職能部門及相關人員責任，摸清監(jiān)督工作脈絡，促使專項監(jiān)督檢查工作做到有的放矢。

    （四）強化風險防控，筑牢思想防線
在項目推進過程中，工作組督促采購管理部門、合同管理部門對近兩年在合同簽訂過程中存在的低層次問題進行舉一反三清理，針對立行立改項立即整改，針對無法整改項進行追責問責。共梳理問題143項，對18名責任人進行批評教育，促進業(yè)務人員在采購合同辦理過程中，樹立合規(guī)意識，降低廉潔從業(yè)風險。

    （五）強化問題整改，促進效能提升

    工作組通過積極督查督辦，督促合同管理部門完善流程優(yōu)化，并指導具體實施，及時糾正行為偏差和管理缺陷，形成專項監(jiān)督檢查閉環(huán)管理。在施行訂貨單管理流程后，采購部門在航空煤油、探針等開口合同采購過程中，以訂貨單形式加強采購過程管理，由原來“每次開展詢源比價、重復簽訂采購合同”模式，轉變?yōu)椤昂炗喼骱贤?，單次采購以訂貨單實際約定數(shù)量結算”，采購周期由一個月縮短為一周，采購效率得到提高。

    通過專項行動，工作組理順了采購流程的部分缺陷，優(yōu)化了合同管理平臺的流程控制節(jié)點，提升了業(yè)務人員誠信履約意識，為國有資產保值增值營造良好的制度和誠信氛圍，促進采購合規(guī)性建設。

案例創(chuàng)造單位：中國航發(fā)貴陽發(fā)動機設計研究所
案例創(chuàng)造者：莫青平